Специалисты, изучающие экономику индустрии красоты, определяют, по степени убывания, следующие основные потери в салонах красоты:
- траты на расходные материалы и зарплату сотрудников;
- затраты на рекламу;
- воровство на предприятии.
Первый и третий пункт между собой тесно связаны, поскольку именно неправильный учет расходных материалов и ведет за собой либо воровство, либо обслуживание клиентов в обход кассы. Для того чтобы изменить положение, все теми же специалистами по бизнес-процессам в салоне предлагается серьезная и подробно расписанная система учета, которая включает в себя ведение учетных карточек, своевременную запись расхода, сверку администратором расхода и подпись специалиста после каждой процедуры, удостоверяющая количество использованного материала. По правде говоря, это может работать только в том салоне, где все специалисты - прирожденные бухгалтеры. Чаще учет расходных материалов ведется на глазок, что всегда создает атмосферу неточности: кто-то не успел записать, кто-то внес не в ту карточку, потом карточки за прошлый месяц куда-то потерялись, а процесс подбивания итогов с раскладыванием карточек – это отдельный фильм ужасов.
Решению этих проблем может помочь внедрение системы автоматического учета материалов с помощью специализированных компьютерных программ для управления салонами красоты.
Какие преимущества получает руководитель салона красоты, приобретая такую программу?
С момента внедрения он способен реально видеть картину на предприятии, поскольку программа позволяет:
1. Отображать полную информацию по товарообороту на складе;
2. Систематизировать информацию по приходу, списанию и продажам товаров;
3. Учитывать расход материалов, входящих в состав услуг;
4. Автоматически рассчитывать и отмечать перерасход материалов;
5. Показывать оперативную информацию по состоянию склада;
6. Быстро и, главное, качественно проводить инвентаризации на складе;
7. Делать анализ динамики продаж товаров;
8. Вести взаиморасчеты с поставщиками товаров;
9. Хранить и своевременно показывать информацию по критическим остаткам товаров на складе;
10. Хранить и своевременно показывать информацию по товарам, у которых заканчивается срок годности.
Как происходит учет товаров с использованием компьютерной программы?
Проследим процесс пошагово:
Шаг 1. Создаем справочник товаров
В любой программе создается номенклатура товаров, каждому товару присваиваются основные параметры: артикль, наименование, стоимость, единица измерения. В зависимости от выбранной компьютерной программы дополнительно можно указать: производителя, срок гарантии, временную скидку, критический остаток на складе и штрих-код. После создания справочника товаров нужно оприходовать товары на склад. Если салон только открывается, то в программное обеспечение заносятся все накладные прихода, в действующем же салоне проводится инвентаризация и заносится приход по остаткам товаров.
Шаг 2. Заносим приходы товаров на склад
Приход в различных программах делается по-разному: в некоторых товары ищутся по наименованию и артиклю, в других - автоматически с помощью дополнительных устройств, таких как сканеры штрих-кода. Электронная накладная должна соответствовать накладной, полученной от поставщика, и содержать перечень полученных товаров, их количество и стоимость. После занесения прихода, вы всегда сможете просмотреть общее количество товаров на складе.
Шаг 3. Списываем товары со склада
Вот этот пункт будет наиболее интересным для наших читателей, т. к. если первые два шага реализованы во всех программах более или менее по одному принципу, то алгоритмы списания имеют принципиальные различия.
- Вариант 1
Программное обеспечение не предусматривает занесения норм расхода, а расходные материалы списываются вручную - по факту их израсходования. Этот алгоритм является самым простым в реализации и имеет ряд своих недостатков. Во-первых, по данному алгоритму практически невозможно подсчитать перерасход материалов, не сохраняются калькуляционные карты клиентов, не считается себестоимость услуг и, соответственно, не считается зарплата мастерам по ставке (стоимость услуги – себестоимость материалов)* на % мастеру. Такие алгоритмы заложены в программах ценового диапазона в 15 - 20 тыс. рублей.
- Вариант 2
В программном обеспечении реализован механизм занесения состава услуг. При списании услуги клиенту все материалы, которые входят в состав услуги, автоматически списываются со склада. Этот алгоритм наиболее оптимален, т. к. материалы списываются строго по нормам, что позволяет выявить перерасход товаров при проведении инвентаризации.
Опять же нужно обратить внимание на то, какой алгоритм заложен в программу в том случае, если материала, который входит в состав услуги, нет на складе? Некоторые программы просто не дают оформить визит клиенту, что приводит к задержке обслуживания клиента и формированию очереди. Другие же просто списывают материал и выводят в отчетах отрицательные остатки. Второй алгоритм нам кажется наиболее оптимальным, т. к. процесс оформления клиентов ни в коем случае останавливать нельзя, а с ошибками на складе можно разобраться в любое удобное время с помощью встроенной системы отчетов. Если же рассматривать данный алгоритм более детально, то хорошая компьютерная программа должна включать в себя механизм обработки ситуации, когда нормы материалов, занесенные в состав услуги, могут изменяться.
В настоящее время такой алгоритм работы мы обнаружили в программе «UNIVERSE-Красота». Как рассказала нам Елена Юрьевна Кириллова, управляющая салона бизнес-класса Global SPA , именно такой алгоритм учета наиболее оптимален при учете расхода материалов, т. к. в салонах красоты всегда есть услуги, полный состав которых изначально прописать нельзя, например такие как окрашивание или мелирование в парикмахерском зале. В этих ситуациях обычно в состав услуги заносят постоянные расходные материалы (перчатки, воротнички, оксиданты и т. д.), а краску добавляют по факту после оказания услуги.
Проанализировав работу нескольких программ, мы хотели вам дать несколько рекомендаций, на которые нужно обратить внимание при выборе программного обеспечения.
На что нужно обратить внимание при выборе программного обеспечения?
В описании любой программы для управления салоном красоты вы найдете возможность ведения склада и учета материалов. Со своей стороны мы провели анализ таких программ и подготовили список необходимых возможностей, которые должно включать в себя программное обеспечение для предоставления пользователю полного учета расхода товаров и анализа перерасхода материалов.
- Возможность присвоения товарам различных единиц измерения.
Данная функция обязательно должна быть реализована в программном обеспечении, потому что есть товары, которые идут только для продажи и учитываются в штуках, есть категория товаров, которые идут в производство и списываются тюбиками, ампулами, флаконами, а такие расходные материалы, как краски, списываются по миллилитрам. Соответственно если программа имеет такие возможности, то это намного облегчает работу по учету материалов и позволяет наиболее точно адаптировать программное обеспечение к вашей системе учета товаров.
- Возможность формирования номенклатуры товаров по древовидной структуре.
Что это значит? У вас должна быть возможность создавать группы товаров в программном обеспечении. Ниже мы приведем два примера построения номенклатуры товаров в программном обеспечении:
Данная возможность позволяет более наглядно занести список используемых товаров в прайс-лист и упрощает дальнейшую работу с номенклатурой товаров.
- Возможность занесения норм расхода материалов в состав услуги.
Данная функция должна быть обязательно реализована для учета материалов, которые входят в состав услуг. Если программа не предусматривает таких возможностей, то скорей всего затраченные средства на автоматизацию салона красоты не окупятся. Хотя, как показывает практика, внедрение в салоне красоты серьезной системы управления снижает расход материалов на 20 - 30%.
Возможность присвоения товару штрих-кода.
Это очень удобная функция для работы с товарами. Более 90% товаров имеют уникальный номер – штрих-код. Проверить его наличие можно на упаковке. Наличие алгоритма работы с штрих-кодами в программном обеспечении позволяет полностью автоматизировать работу с товарами как на складе при приходе, списании и выдаче товаров в производство, так и на рецепции при продаже товаров клиенту. Алгоритм работы очень простой. Дополнительно к программе подключается устройство, которое называется “Сканер штрих-кода”. Это устройство считывает штрих-код с упаковки товара и передает номер в программное обеспечение. Т. к. вы уже в свойствах товара присвоили этот номер определенному товару, то программа с легкостью найдет вам нужный товар в базе данных и отобразит его на компьютере.
Основные преимущества использования сканеров штрих-кода при работе с товарами:
А) Уменьшение времени поиска товаров по базе данных в десятки раз.
Допустим, номенклатура товаров среднего салона состоит из 500 - 1500 наименований. Даже если правильно и удобно занести номенклатуру товаров, то, к примеру, в ручном поиске время может занять 1 - 2 минуты. А при поиске этого товара с помощью сканера штрих-кода время будет составлять 1 - 2 секунды.
В) Исключение ошибок при работе с товарами.
Каждый товар имеет уникальный номер, что исключает появление ошибок при списании или продаже не того товара, который был нужен.- Возможность ведения нескольких складов.
В процессе работы может возникнуть потребность в ведении нескольких складов, например, когда в салоне ведется розничная продажа с нескольких витрин. Таким образом, если программа позволяет вести несколько складов, то вы с легкостью сможете приходовать товары на каждый склад отдельно, проводить инвентаризации по складам.
По материалам журнала "Империя красоты"
Автор: Денис Кухта
